Työn tekemisen tavat ovat muuttuneet viime vuosina nopeammin kuin vuosikymmeniin. Etä- ja hybridityö, tekoälyn murros sekä epävarmempi toimintaympäristö ovat pakottaneet yritykset tarkastelemaan toimitilojaan uudesta näkökulmasta. Tässä tarkastelussa yksi teema nousee tyypillisesti ylitse muiden: joustavuus.
Toimitilamarkkina elää murrosta
Koronapandemia toimi käännekohtana toimitilojen käytössä: etätyöstä tuli hetkessä normi, ja moni havaitsi työn olevan mahdollista, jopa tehokasta, myös kodin työpöydän ääressä. Tämän jälkeen paluu toimistoille on ollut osittaista ja toimialakohtaista, ja moni yritys etsii yhä itselleen toimivaa loppuratkaisua.
Samalla toimistojen merkitys on muuttunut. Työn suorittaminen ei enää yksin määrittele tilan tarvetta, vaan toimitiloissa korostuvat nykyisin yhteisöllisyys, vuorovaikutus ja innovointi. Fyysisen kohtaamisen koetaan tukevan sitoutumista työyhteisöön, ja ilman tätä side työnantajaan sekä kollegoihin voi jäädä ohueksi.
Suurissa yrityksissä tämä kehitys on näkynyt toimistoverkoston karsimisena ja toimintojen keskittämisenä. Toimistoja on vähemmän, mutta niiden rooli on aiempaa strategisempi.
Toimistosta tulee kohtaamispaikka ja monipuolinen työympäristö
Nykyisin toimitiloilta haetaan ennen kaikkea sitä, että toimisto toimii sujuvasti modernissa työarjessa ja tukee erilaisia työnteon tapoja. Neliöitä on usein aiempaa vähemmän, mutta niihin ollaan valmiita investoimaan enemmän. Perinteiset, nimetyillä työpisteillä varustetut konttorit ovat väistyneet joustavien ja monikäyttöisten tilojen tieltä, joissa korostuvat työntekijöiden viihtyvyys, yhteistyö ja työnteon sujuvuus.
Toimistot suunnitellaan yhä useammin mahdollistamaan sekä kohtaamiset ja yhteinen tekeminen että rauhallinen keskittyminen ja etäpalaverit. Samalla toimistolle on muodostunut uusi rooli epämuodollisen vuorovaikutuksen ja yhteisöllisyyden paikkana, jossa ajatuksia vaihdetaan ja uusia ideoita syntyy myös varsinaisen työnteon ulkopuolella.
“Kotona työolosuhteet ja laitteet eivät useinkaan vastaa toimiston tasoa, mikä vaikuttaa sekä työn sujuvuuteen että ergonomiaan”, Vaasa Facilitan myyntijohtaja Petteri Saarinen kertoo.
Tämä korostaa sitä, että toimiston arvo ei synny pelkästä läsnäolosta, vaan siitä, millaiset puitteet se tarjoaa erilaisille työnteon tilanteille ja kohtaamisille. Keittiöt, oleskelutilat, neuvotteluhuoneet ja puhelinkopit ovatkin nousseet keskeisiksi osiksi toimistokokonaisuutta. Työntekijöitä ei houkutella toimistolle pakolla, vaan viihtyisyyden, toimivien työolosuhteiden ja yhteisön kautta – toimiston on tarjottava jotain sellaista, mitä etätyö ei yksin pysty korvaamaan.
Tulevaisuus on vaikeasti ennustettava, mikä korostaa joustavuutta
Yksi keskeisimmistä haasteista yrityksille on ennakoitavuuden puute. On yhä vaikeampaa arvioida, millaisia toimitiloja tarvitaan viiden, tai edes kahden, vuoden päästä. Työn tekemisen tavat muuttuvat nopeasti, teknologia kehittyy vauhdilla ja myös käsitys siitä, kuka työtä tekee ja missä sitä tehdään, on murroksessa.
Joustavuudesta onkin tullut kriittinen ominaisuus toimitilojen näkökulmasta. Joustava tila antaa yritykselle mahdollisuuden kasvaa tai sopeutua ilman raskaita ja kalliita muuttoja sekä muokata tiloja toiminnan muuttuessa. Samalla joustavuus tukee kustannusten hallintaa tilanteessa, jossa tulevaisuuden tarpeita ei voida määritellä tarkasti etukäteen.
Uusiin tiloihin muuttaminen on yrityksille kallista ja toiminnan kannalta häiritsevää, etenkin suuremmissa organisaatioissa. Kun tilaa voidaan muokata ja skaalata saman kokonaisuuden sisällä, vältetään paitsi ylimääräiset kustannukset myös käyttökatkokset ja arjen häiriöt. Tämä tuo yritykselle kaivattua liikkumavaraa epävarmassa ja jatkuvasti kehittyvässä toimintaympäristössä.
Muuttuva työelämä vaatii mukautuvia tiloja
Muuttuva työelämä on tehnyt toimitiloista enemmän kuin pelkän fyysisen työpaikan. Niiden on tuettava yhteisöllisyyttä, mahdollistettava erilaiset työnteon tavat ja ennen kaikkea kestettävä jatkuvaa muutosta. Siksi joustavuudesta on tullut toimitilojen keskeisin ominaisuus. Se antaa yritykselle liikkumavaraa tilanteessa, jossa tulevaisuutta ei voi suunnitella tarkasti, mutta siihen on silti varauduttava.
